ZUGFeRD oder XRechnung: der Unterschied
ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden bekanntesten Formate für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie schließen sich nicht aus, sondern beantworten unterschiedliche Fragen. Der Kern beider ist derselbe Standard: EN16931.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format
ZUGFeRD ist eine PDF-Rechnung, in die eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist. Der Mensch sieht die vertraute PDF, die Software des Empfängers liest die XML. Das macht ZUGFeRD besonders praktisch im Verkehr zwischen Unternehmen, weil beide Seiten die Rechnung so nutzen können, wie es ihnen passt. Die eingebettete XML folgt dem Profil UN/CEFACT CII.
XRechnung ist ein reines Datenformat
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne eingebettete PDF. Sie ist das vorgeschriebene Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland und stellt zusätzliche Anforderungen, etwa die Leitweg-ID als Käuferreferenz. XRechnung gibt es in zwei Syntaxen, UBL und CII.
Was beide gemeinsam haben
Beide bauen auf EN16931 auf. Dieselben Pflichtfelder, dieselbe Umsatzsteueraufschlüsselung und dieselben Rechenregeln gelten. Deshalb prüft ein und derselbe Validator sowohl eine ZUGFeRD-XML als auch eine XRechnung. Der Unterschied liegt in der Verpackung und in einzelnen nationalen Zusatzregeln, nicht im Kern.
Welches Format brauchen Sie
- Rechnung an eine Behörde oder öffentliche Stelle: in der Regel XRechnung, mit Leitweg-ID.
- Rechnung an ein anderes Unternehmen: ZUGFeRD ist oft die bequemere Wahl, weil die lesbare PDF gleich mitkommt.
- Im Zweifel: fragen Sie den Empfänger, welches Format und welche Syntax er erwartet.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Technisch ja. ZUGFeRD und das französische Factur-X sind dasselbe hybride Format und teilen dieselbe CII-Struktur. Nur die nationalen Rahmenbedingungen unterscheiden sich.
Kann ich eine XRechnung als PDF verschicken?
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Wenn Sie eine lesbare PDF mit strukturierten Daten kombinieren möchten, ist ZUGFeRD das passende Format.
Prüft derselbe Validator beide Formate?
Ja. Da beide auf EN16931 beruhen, gleicht der Validator die eingebettete oder reine XML mit denselben Geschäftsregeln ab.
Welches Format ist zukunftssicher?
Beide sind es, denn beide folgen EN16931. Entscheidend ist, dass die strukturierten Daten stimmen. Die Wahl richtet sich nach dem Empfänger.
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