Leitweg-ID: der Empfängerschlüssel der XRechnung

Die Leitweg-ID ist die Adresse, die eine XRechnung im Geflecht der öffentlichen Verwaltung an die richtige empfangende Stelle leitet. Ohne gültige Leitweg-ID weiß die Plattform nicht, wohin die Rechnung gehört, und weist sie ab.

Wozu die Leitweg-ID dient

Behörden und öffentliche Auftraggeber empfangen Rechnungen über zentrale Eingangsplattformen. Die Leitweg-ID sagt der Plattform, welche konkrete Stelle die Rechnung bekommen soll. Sie ist damit die Käuferreferenz der Rechnung, im Standard das Business Term BT-10.

Wo Sie die Leitweg-ID eintragen

In der XRechnung gehört die Leitweg-ID in das Feld Käuferreferenz (BT-10). In UBL ist das das Element BuyerReference, in CII das entsprechende Feld für die Käuferreferenz. Der Validator prüft bei einer XRechnung, ob dieses Feld gesetzt ist, und meldet, wenn es fehlt.

Woher Sie die Leitweg-ID bekommen

Die Leitweg-ID vergibt die empfangende Stelle. Sie erhalten sie von der Behörde oder dem öffentlichen Auftraggeber, an den Sie fakturieren, meist als Teil der Bestellung oder des Vertrags. Erfinden lässt sie sich nicht: eine falsche Kennung führt zur Abweisung, genau wie eine fehlende.

Aufbau der Kennung

Eine Leitweg-ID besteht aus mehreren durch Bindestriche getrennten Blöcken: einer grobadressierenden Kennung, einer feineren Adressierung und einer Prüfziffer. Sie müssen den Aufbau nicht auswendig kennen. Wichtig ist, dass Sie die vom Empfänger genannte Kennung genau so übernehmen, wie Sie sie erhalten haben.

Brauche ich immer eine Leitweg-ID?

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland ja. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist die Käuferreferenz nicht in gleicher Weise verpflichtend.

Was passiert ohne Leitweg-ID?

Die Eingangsplattform kann die Rechnung nicht zuordnen und weist sie ab. Das Feld Käuferreferenz gilt bei einer XRechnung als Pflichtfeld.

Kann ich die Leitweg-ID selbst erzeugen?

Nein. Sie wird von der empfangenden Stelle vergeben. Fragen Sie beim Auftraggeber nach, wenn sie Ihnen nicht vorliegt.

Prüft der Validator die Leitweg-ID inhaltlich?

Er prüft, ob die Käuferreferenz vorhanden ist. Ob die konkrete Kennung zum richtigen Empfänger passt, bestätigt die empfangende Stelle.