XRechnung Validator: online prüfen

Die XRechnung ist das deutsche Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Ein XRechnung Validator liest die strukturierten Daten und prüft, ob sie den EN16931 Geschäftsregeln und den zusätzlichen deutschen Vorgaben entsprechen, bevor Sie die Rechnung einreichen.

XRechnung gibt es in zwei Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Beide tragen dieselben Geschäftsinformationen, nur in unterschiedlicher XML-Struktur. Der Validator erkennt die Syntax automatisch und wendet dieselben inhaltlichen Regeln an.

Warum eine XRechnung scheitert

Die häufigsten Gründe für eine Abweisung sind selten exotisch. Meist fehlt ein Pflichtfeld oder eine Rechnung geht rechnerisch nicht auf:

• Die Käuferreferenz (BT-10) fehlt. Bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ist hier die Leitweg-ID einzutragen, und ohne sie wird die XRechnung abgewiesen.
• Die Kennung der Spezifikation (BT-24) fehlt oder ist falsch.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers fehlt, obwohl mit Standardsatz besteuert wird.
• Die Summe der Positionsnettobeträge stimmt nicht mit dem ausgewiesenen Gesamtnetto überein.
• Der Steuerbetrag je Steuersatz passt nicht zum steuerpflichtigen Betrag mal Satz.

Was der Validator liefert

Sie erhalten eine Bewertung, eine Liste jeder geprüften Regel mit dem Status bestanden, gescheitert oder nicht anwendbar, und zu jedem Fehler einen Hinweis in klarer Sprache. So sehen Sie nicht nur einen kryptischen Regelcode, sondern wissen, welches Feld Sie in Ihrer Software anpassen müssen.

Leitweg-ID nicht vergessen

Die Leitweg-ID adressiert den Empfänger innerhalb der Verwaltung. Sie erhalten sie von der Behörde, an die Sie fakturieren. Der Validator behandelt die Käuferreferenz bei einer XRechnung als Pflichtfeld und meldet, wenn sie fehlt.

Welche Syntax braucht meine XRechnung, UBL oder CII?

Beide sind zulässig. Empfängerplattformen akzeptieren in der Regel beide Syntaxen. Der Validator prüft jede von ihnen gegen dieselben Regeln.

Prüft der Validator die Leitweg-ID?

Er prüft, ob die Käuferreferenz (BT-10) vorhanden ist, die bei einer XRechnung die Leitweg-ID enthält. Die inhaltliche Richtigkeit der Kennung, also ob sie zum konkreten Empfänger passt, bestätigt die jeweilige Behörde.

Ist der XRechnung Validator kostenlos?

Ja, mehrere Prüfungen pro Tag ohne Konto. Ihre Rechnungsdaten werden nicht gespeichert.

Ersetzt eine grüne Bewertung die Freigabe der Behörde?

Nein. Die Bewertung sagt, dass die Datenstruktur die geprüften Regeln erfüllt. Die endgültige Annahme entscheidet die empfangende Stelle.