XRechnung Pflichtfelder nach EN16931
Damit eine XRechnung angenommen wird, müssen bestimmte Felder vorhanden sein. Der Standard EN16931 nennt sie Business Terms und vergibt jeder Angabe eine BT-Nummer. Hier sehen Sie die Pflichtfelder, an denen Rechnungen am häufigsten scheitern.
Pflichtfelder im Rechnungskopf
- Kennung der Spezifikation (BT-24), zum Beispiel urn:cen.eu:en16931:2017.
- Rechnungsnummer (BT-1) und Rechnungsdatum (BT-2).
- Code des Rechnungstyps (BT-3), etwa 380 für eine Rechnung.
- Währung der Rechnung (BT-5).
- Käuferreferenz (BT-10), die bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID enthält.
Verkäufer und Käufer
- Name des Verkäufers, Anschrift und Land.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers (BT-31) bei Standardbesteuerung.
- Name des Käufers, Anschrift und Land.
Beträge und Summen
- Summe der Positionsnettobeträge (BT-106).
- Rechnungsgesamtbetrag ohne Umsatzsteuer (BT-109).
- Rechnungsgesamtbetrag mit Umsatzsteuer (BT-112).
- Fälliger Zahlbetrag (BT-115).
Positionen und Umsatzsteuer
- Je Position: Kennung (BT-126), Menge (BT-129), Einheit (BT-130), Nettobetrag (BT-131), Artikelname (BT-153) und Nettopreis (BT-146).
- Mindestens eine Umsatzsteueraufschlüsselung (BG-23) mit steuerpflichtigem Betrag, Steuerbetrag, Kategorie und Satz.
Neben dem Vorhandensein dieser Felder prüft der Standard auch, ob die Beträge zueinander passen: die Summe der Positionen, der Steuerbetrag je Satz und der Zahlbetrag müssen rechnerisch aufgehen. Eine vollständige Liste aller geprüften Regeln finden Sie in der Referenz der EN16931 Geschäftsregeln.
Sind alle BT-Nummern immer Pflicht?
Nein. Manche Felder hängen vom Fall ab. Die Umsatzsteuer-ID des Verkäufers ist etwa bei Standardbesteuerung Pflicht, bei bestimmten Befreiungen gelten eigene Regeln.
Was bedeutet die Kennung der Spezifikation?
Sie sagt dem Empfänger, nach welchem Profil die Rechnung aufgebaut ist. Fehlt sie, kann die Rechnung nicht korrekt eingeordnet werden.
Wo trage ich die Leitweg-ID ein?
In das Feld Käuferreferenz (BT-10). Bei Rechnungen an öffentliche Stellen ist dieses Feld verpflichtend.
Wie sehe ich, welches Feld mir fehlt?
Der Validator listet jede Regel mit Status und nennt zu jedem Fehler das betroffene Feld in klarer Sprache.
Bereit, Ihre Rechnung zu prüfen?