XRechnung erstellen: Schritt für Schritt

Eine XRechnung zu erstellen bedeutet, die Geschäftsdaten Ihrer Rechnung in eine strukturierte XML zu bringen, die den EN16931 Regeln entspricht. Sie brauchen dafür keine teure Software. Tragen Sie die Pflichtangaben in ein kurzes Formular ein und Sie erhalten eine gültige XRechnung in UBL und CII, mit fertig berechneten Summen.

Diese Angaben brauchen Sie

Der Standard verlangt einen festen Kern an Feldern. Für eine einfache Rechnung sind das:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Währung.
• Verkäufer mit Name, Anschrift, Land und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Käufer mit Name, Anschrift und Land, bei öffentlichen Auftraggebern zusätzlich die Leitweg-ID als Käuferreferenz.
• Mindestens eine Position mit Artikelname, Menge, Einheit und Einzelpreis.
• Den Umsatzsteuersatz je Position.

Aus diesen Angaben werden die Summen berechnet: Positionsnetto, Nettogesamt, Steuerbetrag je Satz und der Zahlbetrag. Genau diese Rechenregeln prüft eine Empfängerplattform später, deshalb ist es wichtig, dass sie von Anfang an aufgehen.

UBL und CII in einem Schritt

Die XRechnung ist in beiden Syntaxen zulässig. Sie erhalten beide Dateien, damit Sie diejenige verwenden können, die Ihr Empfänger bevorzugt. Beide tragen dieselben Werte und bestehen dieselbe Prüfung.

Erstellen und direkt prüfen

Nachdem Sie eine Rechnung erzeugt haben, können Sie sie sofort durch den Validator schicken. So sehen Sie schwarz auf weiß, dass alle Pflichtfelder gesetzt sind und die Arithmetik stimmt. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie zum ersten Mal auf elektronische Rechnungen umstellen und noch kein zertifiziertes System im Einsatz haben.

Brauche ich eine kostenpflichtige Software, um eine XRechnung zu erstellen?

Nein. Für eine einfache Rechnung reicht ein Formular, das die Pflichtfelder abfragt und daraus gültige XML erzeugt. Für große Mengen oder eine Anbindung an Ihr System hilft ein Zugang über eine Schnittstelle.

In welchem Format erhalte ich die Rechnung?

Sie erhalten die Rechnung in UBL 2.1 und in UN/CEFACT CII. Beide sind gültige XRechnung-Syntaxen.

Wird die Käuferreferenz automatisch als Leitweg-ID behandelt?

Sie tragen die Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz ein. Bei Rechnungen an öffentliche Stellen ist dieses Feld verpflichtend.

Kann ich die erzeugte Rechnung direkt prüfen?

Ja. Erzeugen und prüfen sind zwei Schritte auf derselben Seite, damit Sie sofort eine Bestätigung sehen.